Lynguide til IndFak

Når der kommer en faktura eller kreditnota til dig, får du en mail med et link til IndFak. Klik på linket i mailen, hvorefter du føres over på login-siden.
Du kan også altid logge ind via: https://indfak2.dk/login/#/

Inde i IndFak klikker du på faktura-symbolet (grøn "dollarseddel"), hvorefter du kan se en boks med de fakturaer/kreditnotaer, du har fået tilsendt til accept.
Hvis du er fraværsassistent for andre, vises der bokse med deres navn på, hvor du kan se og behandle deres poster.

Redigér faktura/kreditnota

  • Klik på den ønskede boks for at se de poster, der ligger til accept
  • Dobbeltklik på den ønskede post, så den åbnes for redigering
  • Indtast Sag (det samme som projektnummer) og klik på luppen og derefter på det blå felt for at bekræfte. Herefter åbnes op for Sagsopgave-indtastning.
  • Indtast Sagsopgave (det samme som aktivitetsnummer) og klik på luppen og derefter på det blå felt for at bekræfte. Hvis du ikke kender Sagsopgave/aktivitetsnummer, trykker du på luppen, hvorefter alle numrene vises, så det korrekte nummer kan vælges og bekræftes.

HUSK at gemme de indtastede oplysninger til sidst ved at trykke på "floppy-disken" ude til venstre.

Brug af knapper i INDFAK til accept/afvisning af poster

HUSK:
Knappen "Bekræft varemodtagelse" må ALDRIG bruges!
Den sender IKKE fakturaen videre til projektøkonom eller controller, men til en fejl-postkasse, hvorfra den så skal sendes retur til dig)

For at sende INDFAK-posten videre i systemet, skal du bruge knappen ”Videresend og vælge mellem følgende handlinger i drop-down menuen:

  • ”Send til anden rekvirent”
    (hvis du vil sende den til en anden rekvirent-kollega for behandling)
  • ”Bekræft varemodtagelse, og videresend til anden disponent”
    (når du skal sende den til varemodtagelse hos projektøkonom/controller)

Hvis fakturaen er blevet sendt til dig ved en fejl (hvis man f.eks. tydeligt kan se, at den er udstedt til Tandlægehøjskolen), så brug feltet ”Afvis”, skriv en kommentar i kommentarfeltet og tryk Bekræft", så går fakturaen tilbage til afsenderen i Økonomi.

Oprettelse af stedfortrædere i IndFak

Man kan oprette en stedfortræder i IndFak til at varetage indkommende poster, f.eks. i forbindelse med ferie eller hvis man står for at udføre IndFak for andre.
Den person, der skal sætte en anden ind som stedfortræder, skal gøre som følger:

  • Klik på det grønne profil-symbol øverst til højre
  • Klik på "Rediger min profil"
  • Klik på "Opsæt stedfortræder", søg efter den aktuelle modtager og bekræft med OK.

Typiske fejlmeddelelser i systemet

  • Hvis systemet melder, at det ikke kan sende fakturaen videre, så tjek om der er sat flueben i boksen ud for posten og forsøg igen
  • Der kan også komme en fejlmelding, hvis man f.eks. har skrevet for mange tegn i bilagsteksten - tryk på den fejl-trekant, der fremkommer ude til venstre, for at se hvad fejlen er.
62937 / i31